So behalten Sie den Überblick im Bürochaos…

Es ist zum Haarausreißen und passiert in regelmäßigen Abständen immer wieder: Der Überblick über die zu erledigenden Aufgaben, die zu überwachenden Projekte und die zu erledigende Ablage geht verloren. Alles scheint sich über Nacht auf dem Schreibtisch vermengt zu haben, sodass man nur mit Glück auf Anhieb noch die richtige Akte erwischt. Kennen Sie? Gut! Das Beruhigende an der Angelegenheit ist: Sie sind nicht allein. Vielen Menschen geht es so. Nur wenige besitzen das absolute Ordnungsgen, das ihnen dazu verhilft, stets den Überblick zu behalten und an einem Schreibtisch zu arbeiten, der scheinbar dem Bilderbuch entsprungen ist. Wie kann das Problem gelöst werden?

Das Hängeordner-System

In vielen Firmen ist dieses System Gang und Gebe. Jeder Schreibtisch verfügt über das Hängeordner-System. Die nach oben hin offenen Hängeordner können den verschiedenen Projekten oder Kategorien zugeordnet werden: Aktuelles, langfristige Projekte, Ablage, Überweisungen und ähnliches. Auch wenn man sich mit anderen Dingen beschäftigt, können beispielsweise Posteingänge, die bestimmten Projekten zugeordnet werden können, sofort in dem Hängeregister verschwinden, um später bearbeitet zu werden. Selbiges gilt für die Ablage, der man sich etwa die letzte Viertelstunde der Tagesarbeitszeit widmen kann. So ist auch sie am Ende des Tages erledigt.

Post-Its

Ja, diese kleinen bunten Aufkleber haben etwas für sich. Kurzfristige Notizen können auf diese Weise auf einem Streifen des Schreibtisches aufgeklebt und abgearbeitet werden. Wer nicht glaubt, dass dieses System funktioniert, hat es noch nicht ausprobiert. Jeder Zettel, der nicht mehr benötigt wird, weil er bearbeitet wurde, verschwindet entweder in der Ablage, dem Projekt-Register oder eben im Mülleimer. Wichtig ist, darauf zu achten, dass diese Zettellinie nicht Überhand annimmt. Auch sie sollte nach Möglichkeit am Ende des Tages, spätestens als erstes am Folgetag abgearbeitet sein.

Zeitüberwachung

Das hört sich strenger an, als es ist. Doch ist es natürlich möglich, dass man sich für die Bearbeitung von Routinearbeiten ein Zeitlimit setzt, welches so gut wie möglich eingehalten werden sollte. Sicherlich können reinkommende Telefonate zu Unterbrechungen führen. Als grobe Richtlinie jedoch sind vorgegebene Zeiten Gold wert. Man kann hierfür auch die Timer-Funktion des Smartphones verwenden. Das gewünschte Zeitlimit eingeben, auf Start drücken und das Smartphone gibt Bescheid, wann die Bearbeitungszeit zu Ende ist. Man wird sehen, dass dieses Vorgehen letztlich zu einer enormen Zeiteinsparung führen wird.

Abgeben und um Hilfe bitten

Gerade bei größeren Projekten, die arbeits- und zeitintensiv sind, kann es sinnvoll sein, Teilbereiche abzugeben bzw. die Kollegen um Hilfe zu bitten. Das mag vielleicht nicht üblich sein, ist aber für alle Beteiligten angenehmer, als unter Druck zu arbeiten oder die Zeitvorgabe nicht einhalten zu können.

Titelfoto: Fotolia Elnur